Számlázó, ügyviteli rendszer, crm rendszer, bérprogram, iktatás | Cobra programok

Banki tételek elektronikus feldolgozásának (bankkivonat automatikus lekönyvelésének) két fontos alapfeltétele van:

• rendelkezésre álljon a bankkivonat elektronikus (fájl) formában,
• rendelkezzenek a tételek az összegen kívül azonosításra alkalmas adatokkal (ellenszámlaszám, hivatkozási bizonylatszám)

A funkció használhatóságának előfeltétele, hogy az adott felhasználó által használt "elektronikus bankolást" segítő program által szolgáltatott elektronikus bankkivonat (fájl) illesztve legyen a CobraContoWin+ programhoz. Amennyiben illesztve van, a funkciót megvalósító program elindítása után megjelenő ablakba beolvasandó az elektronikus bankkivonat fájl. Ezután a program feldolgozza a banki tételeket a beazonosításhoz. A banki tételek öt fő csoportba sorolhatók:

• vevők által fizetett számlakiegyenlítések;
• szállítói számlák kiegyenlítése;
• számlavezető bankkal kapcsolatos tételek (banki jutalék, kamat stb.);
• közterhek befizetése;
• dolgozók bérének átutalása.

A fenti csoportok mindegyikénél meghatározhatók olyan külső-belső adatok, melyek segítenek az egyes tételek egyértelmű beazonosításában.


Számlakiegyenlítések a a a a aaaaaaaaaaaaaaaa a aaaaaaaaaaaaaaaaaaa a aaaaaa

Három adat szolgálhat egy kiegyenlítendő számla beazonosítására:

1. a közleményben megadott számlaszám:

• vevői számlák esetén a program - feltételezve, hogy a felhasználó a pénzügyi modul mellett a programcsomag számlázóját használja számláinak elkészítésére - ismerve a számlaszám képzés módját (<előtag>-<sorszám>/<évszám>), ki tudja "vágni" a közleményből a számlaszámot;
• szállítói számlakiegyenlítés esetén a program - feltételezve, hogy a felhasználó a közleményt a szállítói számla számának megadásával kezdte (joggal feltételezhető, hiszen saját érdeke, hogy így töltse ki a közlemény rovatot) - a közlemény elejéből ki tudja "vágni" a számlaszámot;

2. Ha az adott vevő már korábban utalt, a program eltárolja a partner kódját és bankszámlaszámát, így az ellenszámlaszám alapján azonnal be tudja azonosítani a partnert. (Egy átlagos vállalkozásra elmondható, hogy mind a vevői, mind a szállítói általában nem egyszeriek, ezért előbb-utóbb minden partner bankszámlaszáma tárolódik, és a program azonnal fel tudja ismerni a partnert.)

3. Ezután a partner és/vagy a bizonylatszám és az összeg egyezősége alapján egyértelműen megállapítható, hogy melyik számla kiegyenlítéséről van szó.

A felismerési algoritmus hatékonyságáról elmondható, hogy a három adat (összeg, partner, bizonylatszám) közül kettőnek a felismerése elegendő az egyértelmű beazonosításhoz.


A számlavezető bankkal kapcsolatos tételeka a a a aaaaaaaaaaaaaaaaa a aaaaaaaa

A számlavezető bankkal kapcsolatos tételek értelemszerűen nem tartalmaznak sem ellenszámlaszámot, sem
beazonosítható bizonylatszámot. Miután ezeket a tételeket a banki szoftverek automatikusan generálják, ezért ezek közlemény rovatában ismétlődően azonos szövegek vannak. Ezt kihasználva a programhoz rendelt segéd adatbázisban felvehetők szótöredékek (és hozzá a könyvelést segítő kiegészítő adatok: kontírszám, könyvelési szöveg, stb.). Adatazonosításkor a program ebben az adatbázisban lévő szótöredékeket megpróbálja ráilleszteni a közleményben megadott szövegre, és egyezőség esetén megtörténik a beazonosítás (pl. a "zetési jutal" töredék megtalálható a közlemény rovat: "számlavezetési jutalék május hóra" szövegében.)


Dolgozók bérének átutalása a a a a a a a a a a aaaa aaaaaaaaaaaaaaaa a aaaaaaaa

A beazonosítás az előző fejezetben ismertetett szótöredék keresés alapján lehetséges. Pl. a "munkabér" szó szerepeltetése a közleményben (pl. "május havi munkabér") beazonosíthatóvá teszi a tételt, hogy munkabér átutalásról van szó.


Közterhek befizetésea a a a a a a a a a aaaa aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa a aaaaaaaa

A program egy segédadatbázisba "beégetve" nyilvántartja az összes közteher befizetési bankszámla számát. Ennek megfelelően az ellenszámlaszámból a program egyértelműen be tudja azonosítani az utalás jellegét. (Az egyes közteher számlaszámokat a felhasználó ki tudja egészíteni a könyvelést segítő adatokkall: kontírszám, könyvelési szöveg, stb.

A program egy segédadatbázisba "beégetve" nyilvántartja az összes közteher befizetési bankszámla számát. Ennek megfelelően az ellenszámlaszámból a program egyértelműen be tudja azonosítani az utalás jellegét. (Az egyes közteher számlaszámokat a felhasználó ki tudja egészíteni a könyvelést segítő adatokkall: kontírszám, könyvelési szöveg, stb.


Beazonosítatlan tételeka a a a a a a a a a aaaa aaaaaaaaaaaaaaaaaaaa a aaaaaaaa

Előfordulhat, hogy hiányos vagy nem egyértelmű adatok miatt a program nem tudott egy tételt beazonosítani (pl. több számla lett egy tételen kiegyenlítve, a partner először utalt, és a számlaszámot sem írta be a közleménybe stb.). Ekkor az adott tételt kiválasztva, a pénzügyi adatbázisban különböző szempontok szerinti keresést támogatva a felhasználó "összekötheti" az általa beazonosított tétellel. Amennyiben a felhasználó felismeri, hogy több számla lett egy tételen kiegyenlítve, a tételt két tételre (kettőnél több számla esetén további tételekre) bonthatja, és tételenként elvégezheti a beazonosítást (összekapcsolást).


A kivonat lekönyvelésea a a a a a a a a a aaaa aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa a aaaaaaaa

A könyvelés előtt egy ellenőrzési funkció indítható, mely kitölti a még hiányzó adatokat (kontírszám, könyvelési szöveg stb.), és leellenőrzi, hogy a bankkivonat szerinti új egyenleg és a program által számolt, könyvelés után várható egyenleg megegyezik-e, majd a tételeket bekönyveli a pénzügy modul megfelelő banknaplójába.

A fizető partnerek figyelmetlenségét (hibásan hivatkoznak a közleményben), az újonnan jelentkező típusú banki tranzakciót, egy tételen több számla kiegyenlítését stb. is figyelembe véve - tapasztalatunk szerint - elmondható, hogy 80-100%-ban automatizálható a napi bankkivonat feldolgozása, ennek megfelelően töredékére csökkenhet az erre fordított idő!