Számlázó, ügyviteli rendszer, crm rendszer, bérprogram, iktatás | Cobra programok

Személyes kapcsolatfelvételi lehetőségek a dokumentumkezelő (iktatóprogrammal) kapcsolatban (érdeklődés, vásárlás)
Referencia cégek

Az "art-család" két egymástól függetlenül is működőképes komponensből áll. Ezek az artOFFICE (dokumentumkezelő); az artFLOW (folyamatkezelő). Külön megemlítendő egy harmadik szoftvere a "családnak" az artICLE (szerződéskezelő), mely azon cégek számára jelent megoldást, ahol nagyszámú szerződéssel foglalkoznak egyidőben, és ezek rendszerezése, kézben tartása a cél. Ez a iktató szoftver (funkcionalitására való tekintettel) minden cégnél külön testre szabást, paraméterezést igényel.

artOFFICE . . . . . . . . dokumentum kezelő rendszer . . . . . . . .

Minden számítógépes szoftver így vagy úgy elemi adatokra bontva képes tárolni és kezelni azokat a dolgokat, amit rábíztak, független attól, hogy könyvelő programról, MP3 lejátszóról, térképészeti alkalmazásról, vagy grafikai szoftverről van szó. Az iratkezelés sem kivétel, a dokumentumkezelő szoftvernek is a számítógép számára értelmezhető adatokra kell bontania a dokumentumokat. Ezért az iratok két komponensre osztódnak:

• Az egyik maga az iratfájl (.doc, .xls, .ppt, stb. kiterjesztéssel), ami a dokumentumkezelő nélkül önmagában is egy értelmezhető adathalmaz a számítógép számára,
• A másik az irat tartalma alapján kézzel készített adatgyűjtemény, amely minden fontos dolgot, amit az irat készítője fontosnak tart, vagy a munkájához a szervezete előírt, adatmezők formájában, adatbázisban tárol.

Egy munkahelyen a munkához szükséges, vagy a napi tevékenység során létrehozott iratok a szervezet (társaság, hivatal, stb...) tulajdonát képezik, és azokkal több érintett dolgozónak kell (sokszor egyidejűleg) foglalkoznia, ezért biztosítani kell, hogy ha valaki megír egy hivatalos levelet (előterjesztést, javaslatot, véleményt, bármit), annak azonnal és automatikusan elérhetővé kell válnia minden érintett számára. Ez egy dokumentumkezelő felügyelete mellett nem az iratfájl kinyomtatásával, fénymásolásával és szétküldésével vagy hálózaton való elküldésével történik, hanem a mindenkor érvényes és egyetlen elektronikus tőpéldányra való hivatkozással. Ezért az elektronikus irat fent említett két komponensét a dokumentumkezelő nem a felhasználó munkaállomására, hanem egy központi nyilvántartásba illeszti. Magát az iratfájlt egy fájlszerverre, az irat másik tartozékát az adatlapot (adatkartont), pedig az adatbázis szerverre.

Legfontosabb funkciói:

• Az elektronikus iratok kezelése (pl. bejövő, kimenő e-mailek, MS Office dokumentumok, szkennelt iratok...)
• Teljes körű integráció a Microsoft irodai szoftverekkel (Word, Excel..),
• Irattípusonként rugalmasan felvehető és konfigurálható adatmezők (munkaszám, költséghely, üzletág, telephely...),
• Összetett keresés valamennyi tárolt információ alapján
• Személyre szabottan konfigurálható kereső ablakok (menthető kereső beállítások)
• Tetszőlegesen konfigurálható lekérdezés szerkesztő (egyéni szempont-beállítás),
• Valamennyi találati lista Excel exportja,
• Egyedi kulcsszavak hozzárendelése,
• Iratverziók kezelése (keletkezett, módosított, elküldött...),
• Projektenként egybegyűjthető összes kapcsolódó irat, (árajánlat, meg-rendelés, szerződés, e-mail...)
• Titkosított tárolási lehetőség (láthatóság megtagadása)
• Teljes körű irattörténet nyilvántartás
• Kiadás-bevételezés, export-import funkciók,
• Digitalizálás, képkezelés beépített és külső megoldással (dokumentum szkennelés),
• Többszintű iratonkénti egyénileg beállított jogosultsági szint (olvasásra, módosításra..),
• e-mailek kezelése (bejövő, kimenő, Outlook integráció)
• Integrált szerződéskezelés és számlafeldolgozás
• Valamennyi funkció integrálhatósága külső szoftverekbe, iratkapcsolatok létrehozásához
• Teljes körű iktatás,
• artFLOW szoftver kapcsolat.

Annak érdekében, hogy az iktató szoftver ne csak a meglévő iratvagyonban való keresést, eligazodást, az érintettek gyors és kényelmes kiszolgálását biztosítsa, hanem új iratok létrehozásakor se okozzon kényelmetlenséget, a dokumentumkezelő rendszer szorosan összekapcsolódik az iratkészítő szoftverekkel (Word, Excel, PowerPoint, Visio). Amikor egy új fájlt kell lementeni, a dokumentumkezelő közbelép, automatikusan az adatkartont kínálja fel a felhasználónak, az adatmezők kitöltése után pedig azonnal a saját felügyelete alá, a központi szerverekre helyezi az iratot és annak kartonját. Így a lehető legkevesebb kézmozdulatot igényli a készítőtől, ráadásul az irat azonnal más érintettek rendelkezésére áll. Amikor egy iratot közvetlenül a Word-ből vagy Excel-ből akarunk megnyitni, akkor is a dokumentumkezelő veszi át a szerepet és automatikusan a saját kereső felületét kínálja fel a megnyitandó irat kiválasztásához.

artFLOW . . . . . . . . folyamatkezelő rendszer . . . . . . . .

Az artOFFICE rendszer igény szerint kiegészíthető, vagy önállóan is igénybe vehető az artFLOW folyamatkezelő rendszerrel, amely cége, szervezete, intézménye rendszeresen ismétlődő napi munkafolyamatainak irányítását, kontrollját, végzi. Elemi munka-fázisokra bontva képes az egyes folyamatok vezérlésére, az Önöknél futó ügyek és a feladat lépések határidejének betartatására. Támogatja azok nyomon követését, a szükséges pontokon történő beavatkozást.

Automatikusan összekapcsolódik a dokumentumkezelővel, ha az ügyekhez tartozó iratokat kell a folyamatba vonni.
Az ügyek lépéseiben előírt feladat jellegétől függően automatikusan összekapcsolódik ügyviteli, vállalatirányítási, logisztikai szoftverekkel is. Így nem csupán egyszerű "irattologató" funkciókkal rendelkezik, hanem képes egy tetszőleges számú szoftverből álló alkalmazás-együttes teljes körű irányítására.
A folyamat végrehajtásában érintett munkatársainak mindig azt (és csak azt) a feladatot teszi az asztalára (számítógépére), amivel az adott pillanatban foglalkozniuk kell. Legyen az egy számla kiállítása, egy szerződés jóváhagyása, egy levél megírása, egy iktatási munkafázis elvégzése, egy raktári cikk kiadása, egy ISO anyag kiadása, jóváhagyása vagy elolvasása, stb... Cége, szervezete vezetőit a megfelelő pillanatban tájékoztatja az összes szükséges információról, döntési igényről.
Fontos, hogy ezek a folyamatok pontosan definiálhatók (pl. folyamatábrán tökéletesen megjeleníthetőek) legyenek, és soha (vagy nagyon ritkán) kelljen azt megváltoztatni, mert a szoftver bevezetésekor ez a lépéssorozat és összefüggés-sorozat lesz beállítva, mint végrehajtási útvonal. Ezen már csak az artFLOW-designer (tervező) szoftverrel lehet változtatni, ami önmagában ugyan eladó, de egyszerűbb és költséghatékonyabb, ha jól átgondolva állíttatjuk ezeket be a bevezető céggel.
Az új fejlesztésekkel és termékekkel az a szándékunk, hogy teljes "papírtakarékos" irodai megoldást tudjunk nyújtani meglévő és leendő partnereink részére.

artICLE . . . . . . . . szerződéskezelő rendszer . . . . . . . .

Elsősorban azoknak a szervezeteknek, társaságoknak hasznos programtermék, akik szolgáltatásaikat nagy számú szerződésen keresztül és/vagy sok ügyintézővel nyújtják ügyfeleiknek. Ilyen esetekben az artICLE látványosan összehangolja és átláthatóvá teszi a vezetőség, a gazdasági vezetés, a pénzügyi munkatársak és az ügyintézők munkáját. Az adminisztrációt és az információ áramlást egy olajozottan működő gépezetként hajtja, s emeli kimagasló szintre.

Kisösszegű egyszerű, rendszeres fix összegű, változó összegű, összetett és keretszerződés fajtákat kezel, korlátlan számú további típusra alábontva. Szükség esetén mintegy nyolcvan féle adatkört, köztük az ügyviteli, vállalatirányítási rendszerből kiolvasott, szerződésekhez kapcsolódó információt tart nyilván. Az artICLE azonban nem csupán egy szerződés-adatokat tároló eszköz. Követi és minden érintett számára átláthatóvá teszi a szerződések bonyolításának lépéseit. Automatikusan ellátja a pénzügyi munkatársakat a szerződésekkel kapcsolatos valamennyi információval. A szerződés ügyintézők által rögzített részteljesítések alapján száz százalékosan előkészített számla információkat továbbít a pénzügyi rendszer felé. Automatikusan ellátja a szerződés ügyintézőit a munkájukhoz szükséges valamennyi számviteli, pénzügyi adattal, kiterjesztve ezzel az ügyviteli rendszer hatókörét a teljes felhasználó körre. Folyamatosan tájékoztatja a vezetés minden szintjét pillanatnyi terv- és tényösszesítőkkel, illetve a részletes adatlapokig történő nyomon követési lehetőséggel.

Legfontosabb funkciói:

• Szállítói és vevői szerződések nyilvántartása
• Szerződés verziók, részteljesítések, aláírási hierarchiák kezelése
• Bedolgozó szervezeti egységek, alvállalkozók kezelése
• A szerződés irat automatikus létrehozása előre elkészített sablonok alapján
• Dolgozónkénti munkaóra elszámolás bérrendszer kapcsolattal
• Számlázás előkészítés és automatizált feladás az ügyviteli rendszer felé
• Teljes körű integráció az artOFFICE-artFLOW iratkezelő és workflow szoftverrel
• Korlátlan számú iratkapcsolat kezelése az artOFFICE-on keresztül
• Magas szintű, kétirányú integráció többféle ügyviteli, vállalatirányítási rendszerrel
• Határidő figyelések, értesítő rendszer artFLOW kapcsolattal
• Naprakész megrendelői fizetési hajlandóság ellenőrzés a számviteli rendszeren keresztül
• Naprakész kimutatás gyűjtemény szerződési és számviteli adatokból vegyesen